PRIMER PASO DE TU PLAN DE ACCIÓN TRAS LA PANDEMIA. EL ANÁLISIS.
Hace unas semanas hablábamos del cambio de escenario con el que nos vamos a encontrar en las farmacias próximamente. Tras estos meses en los que todo se ha puesto patas arriba, debemos poco a poco trazar el camino para recuperar el control ¿No crees?
Para ello, como ya avanzamos entonces, debemos estudiar:
¿Cómo estamos y qué tenemos? (ANÁLISIS)
¿Qué queremos conseguir? (OBJETIVOS)
¿Qué medios vamos a emplear? (ESTRATEGIA)
Una herramienta para realizar este estudio es la elaboración de un Plan de Acción. Este debe adaptarse a tu farmacia y su meta final será, precisamente, controlar la nueva situación.
¿Qué es un plan de acción?
- Es una herramienta de planificación.
- Es una guía que organiza y marca la hoja de ruta de un proyecto o tarea .
- Su fin es conseguir metas y objetivos, mediante la puesta en marcha de diferentes acciones.
- Contribuye a optimizar los recursos de los que dispone tu empresa.
El primer paso de tu plan de acción, es por tanto, el análisis de la situación actual.
¿CÓMO REALIZO EL ANÁLISIS EN MI PROPIA FARMACIA?
Siempre es interesante conocer el estado de tu empresa, más aún cuando ocurre un acontecimiento con capacidad de influir en tu negocio de manera significativa, como ocurre actualmente.
Te proponemos una forma de realizar un análisis sencillo por el que puedes empezar.
ASPECTOS INTERNOS
Equipo: titular y empleados
Debes extremar la atención a cada miembro tu equipo (en primer lugar tú como titular y también tus empleados).
Puede que el equipo haya estado sometido a un nivel de exigencia mayor al habitual, por lo que, seguramente, se encontrará debilitado emocional y físicamente.
O puede que haya ocurrido todo lo contrario y haya disminuido el ritmo de trabajo. En cualquier caso, os habéis visto involucrados en un cambio.
- Reúnete con ellos a menudo. Comentad cómo os ha ido el día y si ha habido situaciones que os puedan haber afectado, incluso a nivel personal.
- Estudia el comportamiento de tus empleados durante estos meses. Debes potenciar y premiar a los que en esta situación adversa han sido capaces aportar al conjunto mayor estabilidad. Y detectar comportamientos negativos, a los que habrá que estar atentos tras la pandemia. Si esta reacción no es algo puntual y motivado por la situación, puede ser necesario prescindir de esa persona.
- Quizás haya surgido mayor compañerismo y confianza en el equipo, consecuencia de la experiencia vivida.
- Debes preocuparte también por ti y ver qué huella te ha dejado esta experiencia.
Contar en tu farmacia con un equipo de profesionales, unido, implicado, eficiente, confiado, resolutivo, compacto, etc., supone el mayor valor añadido de la misma.
Por ejemplo, si has tenido que reducir la jornada o recurrir a un ERTE, el equipo puede mostrar incertidumbre. Será útil trasladarles seguridad y confianza en la continuidad de su puesto de trabajo una vez finalizada la pandemia.
Al conocer la situación real de cada uno vas a poder atender sus necesidades y aspiraciones, logrando un buen ambiente de trabajo que se verá reflejado en la atención prestada a los pacientes.
Stock
Se han producido cambios en la demanda, ahora te solicitan nuevos productos y los que deberían ser los más demandados en estas fechas, probablemente, están al fondo del almacén.
- Estudia los productos que han aumentado su demanda.
- Analiza tu stock paralizado.
- Revisa preventas o pedidos que están pendientes de recibir.
- Conoce los productos que están en rotura de stock o con suministro limitado.
Controlar la situación de tu stock te va a permitir revisar máximos y mínimos, preparar campañas, optimizar pedidos, estar alerta para conseguir productos de mayor demanda… mejorarás la oferta de tu farmacia y el servicio a tus pacientes/clientes.
Demanda
Nuestra clientela habitual puede haber variado durante el confinamiento, viéndose incrementada o disminuida.
- Determina la variación en el número de clientes. (Análisis cuantitativo)
- Determina también la variación en los productos adquiridos. (Análisis cualitativo). Te será muy sencillo si tienes tus productos divididos por categorías en tu programa informático.
- Compara estos datos (cualitativos y cuantitativos) mes a mes y por períodos con respecto a los años anteriores.
Tus clientes/pacientes también han sufrido las consecuencias de la pandemia. Al igual que es importante conocer el estado de nuestro equipo, también lo es hablar con nuestros clientes y conocer cómo se encuentran y qué inquietudes tienen.
Aspectos económicos: facturación y recursos financieros. Tesorería.
Ya sabemos que estamos en una situación económica incierta, por lo que conocer el estado de nuestras cuentas es de gran importancia.
- Analiza los gastos extras que ha supuesto para tu farmacia la pandemia (por ejemplo, inversión en mamparas)
- Estudia las variaciones en tu facturación.
- Revisa si has mantenido tu margen medio de beneficio.
- Establece una previsión de cobros y pagos a corto y largo plazo. (Facturas pagadas o cobradas. Facturas pendientes o a las que no hayas podido hacer frente y cobros pendientes)
Debes analizar el estado de tus cuentas, ya que las decisiones que tomes van a depender de la disponibilidad o falta de liquidez para afrontar pagos.
ASPECTOS EXTERNOS
Población
La crisis sanitaria que vivimos, como ya hemos comentado, afectará emocional y económicamente a la mayor parte de la población. Como consecuencia observaremos un cambio en su comportamiento como consumidor.
- Escucha las necesidades y las preocupaciones de la gente de tu entorno y de tus clientes/pacientes.
- Observa si hay cambios de comportamiento en tu clientela durante el proceso de compra.
- Intenta conocer la capacidad económica que tiene ahora tu cliente potencial. (Ej. Cierre de negocios).
- Prepárate para adelantarte a esas necesidades y ofrece soluciones para ellas desde tu farmacia (nuevos productos o servicios, nuevas oportunidades de negocio).
Competencia
Nunca debemos olvidarnos de nuestra competencia.
En estos días ha cobrado mucha importancia la venta online. Y esta es una vía de negocio en la que no todas las farmacias pueden competir, puesto que es un mercado del que también forman parte grandes empresas. Lo que te diferencia es la confianza, la oferta de servicios especializados, la calidad y el valor del contenido que comunicas…
- Si puedes, compite online.
- Observa a las farmacias de tu alrededor y las medidas que están adoptando.
- Observa también otro tipo de negocios.
- Empresas de tu competencia que hayan tenido que cerrar durante el estado de alarma.
Piensa… ¿Qué puedes hacer para estar por delante de tu competencia?
Medidas legislativas
Constantemente, y de forma vertiginosa, se están produciendo cambios legislativos y decisiones gubernamentales que sin duda afectan a nuestro sector.
Podemos esperar medidas como limitar suministros, fijar precios, demorar pagos, cambios en tipos de IVA…
Debemos ser conscientes de esta posibilidad y estar atentos a estos cambios para actuar en consecuencia.
- Analiza el impacto que ha supuesto para tu farmacia los cambios legislativos acordados (ERTE, aplazamiento de pagos, préstamos ICO…)
- Planifica el impacto de las posibles nuevas medidas adoptadas.
“Estar preparados es el secreto del éxito”
Otros negocios
Seguro que existen otros negocios cerca de tu farmacia, como centros de salud y bienestar, gimnasios. Establecimientos sanitarios, como dentistas, psicólogos…
Probablemente muchos hayan tenido que cerrar durante el estado de alarma.
Una vez que reanuden su actividad, se encontrarán en la misma situación que tú; “En la búsqueda de qué hacer para salir a flote”
- Elabora un listado con los posibles colaboradores en tu entorno.
- Planifica posibles colaboraciones.
Conocerlos y establecer relación con ellos pueden ofrecer otra vía de negocio. Podéis programar actividades conjuntas que beneficien a ambos.
¿DÓNDE ESTAMOS Y QUÉ TENEMOS?
Si has realizado este análisis, dispones ahora de bastante información. Has reflexionado un poco y tienes la sensación de haber tomado el control. Ahora puedes ir al segundo paso de tu Plan de Acción que es definir tus objetivos.
Si no lo has hecho ¿no te gustaría encontrarte en este punto de control?
Nosotros te animamos a analizar la situación y, si quieres, a compartirnos tus observaciones.
Este análisis es sólo una forma de iniciar una reflexión. Existen herramientas como el DAFO, que realizan un estudio más profundo de una empresa. Hablaremos sobre ello más adelante.
